Hoe zorg je voor een georganiseerde digitale werkomgeving?

Wanneer je aan het werk bent op kantoor is het fijn om een schone, opgeruimde werkomgeving te hebben. Dit geldt niet alleen voor de ruimte waarin jij je bevindt en het bureau waaraan je werkt, maar ook voor je laptop of computer. Je laat jouw papieren ook niet overal rondslingeren, want dan vind je ze immers niet meer terug. Ditzelfde geldt voor jouw digitale bestanden. Maar hoe kun je deze het beste organiseren?

Maak categorieën – formulieren app

De eerste stap bij het organiseren van digitale bestanden is het maken van categorieën. Categoriseren is een manier om vergelijkbare items te groeperen, waardoor je later makkelijk terug kunt vinden wat je zoekt. Vaak bestaat er voor bestanden of formulieren een app waarin je bestanden kunt categoriseren, maar dit kan ook al gemakkelijk door het aanmaken van mappen op je laptop of computer.

Voeg labels toe

Bij het organiseren van je digitale bestanden kan het bevorderlijk zijn om tags te gebruiken. Tags zijn trefwoorden die kunnen worden gebruikt om naar bestanden te zoeken en om zo ongewenste bestanden eruit te filteren.

Verwijder bestanden die je niet nodig hebt

Je bent er bijna! De laatste stap is het controleren van je bestanden en het verwijderen van alles wat je niet nodig hebt.

Verwijder allereerst oude bestanden. Kijk goed of er nog eerdere versies staat van einddocumenten die je niet meer nodig hebt. Kijk daarnaast of er bestanden dubbel staan. Vaak staat hetzelfde bestand namelijk op meerdere locaties opgeslagen. Kijk daarna goed of het wel nodig is om bepaalde bestanden te bewaren. Het is natuurlijk goed om nog eens terug te kunnen kijken naar werk dat afgerond is, maar dit is niet meer altijd relevant.

Organisatie bevordert productiviteit

Door je bestanden en formulieren goed te organiseren zorg jij ervoor dat je productiever aan de slag kunt gaan. Ben dan ook zeker niet bang om hier even de tijd voor te nemen. Als je er goed voor gaat zitten zul je zien dat het je uiteindelijk allemaal tijd bespaart. Het kan even duren voordat je gewend bent geraakt aan je nieuwe systeem, maar zodra je het eenmaal onder de knie hebt zul je merken hoe snel het gaat en niet meer anders willen!