|
Wanneer je aan het werk bent op kantoor is het fijn om een schone, opgeruimde werkomgeving te hebben. Dit geldt niet alleen voor de ruimte waarin jij je bevindt en het bureau waaraan je werkt, maar ook voor je laptop of computer. Je laat jouw papieren ook niet overal rondslingeren, want dan vind je ze immers niet meer terug. Ditzelfde geldt voor jouw digitale bestanden. Maar hoe kun je deze het beste organiseren?
Maak categorieën – formulieren appDe eerste stap bij het organiseren van digitale bestanden is het maken van categorieën. Categoriseren is een manier om vergelijkbare items te groeperen, waardoor je later makkelijk terug kunt vinden wat je zoekt. Vaak bestaat er voor bestanden of formulieren een app waarin je bestanden kunt categoriseren, maar dit kan ook al gemakkelijk door het aanmaken van mappen op je laptop of computer.
Voeg labels toeBij het organiseren van je digitale bestanden kan het bevorderlijk zijn om tags te gebruiken. Tags zijn trefwoorden die kunnen worden gebruikt om naar bestanden te zoeken en om zo ongewenste bestanden eruit te filteren.
Verwijder bestanden die je niet nodig hebtJe bent er bijna! De laatste stap is het controleren van je bestanden en het verwijderen van alles wat je niet nodig hebt.
Verwijder allereerst oude bestanden. Kijk goed of er nog eerdere versies staat van einddocumenten die je niet meer nodig hebt. Kijk daarnaast of er bestanden dubbel staan. Vaak staat hetzelfde bestand namelijk op meerdere locaties opgeslagen. Kijk daarna goed of het wel nodig is om bepaalde bestanden te bewaren. Het is natuurlijk goed om nog eens terug te kunnen kijken naar werk dat afgerond is, maar dit is niet meer altijd relevant.
Organisatie bevordert productiviteitDoor je bestanden en formulieren goed te organiseren zorg jij ervoor dat je productiever aan de slag kunt gaan. Ben dan ook zeker niet bang om hier even de tijd voor te nemen. Als je er goed voor gaat zitten zul je zien dat het je uiteindelijk allemaal tijd bespaart. Het kan even duren voordat je gewend bent geraakt aan je nieuwe systeem, maar zodra je het eenmaal onder de knie hebt zul je merken hoe snel het gaat en niet meer anders willen! |
| https://www.leanforms.com/formulieren-app/ |
Veelgestelde vragen
Waarom is een georganiseerde digitale werkomgeving belangrijk?▼
Een georganiseerde digitale werkomgeving bevordert je productiviteit en helpt je tijd te besparen. Door bestanden goed in te delen kun je sneller vinden wat je nodig hebt en efficiënter werken.
Hoe begin ik met het organiseren van mijn digitale bestanden?▼
Begin met het maken van categorieën en mappen op je laptop of computer. Dit is de eerste stap om vergelijkbare items te groeperen en bestanden later makkelijk terug te vinden.
Wat zijn tags en hoe help je ze bij het organiseren?▼
Tags zijn trefwoorden die je kunt gebruiken om naar bestanden te zoeken. Ze helpen je ongewenste bestanden uit te filteren en maken het zoeken naar specifieke documenten veel gemakkelijker.
Welke bestanden moet ik verwijderen?▼
Verwijder oude versies van einddocumenten, dubbele bestanden en documenten die niet meer relevant zijn. Controleer goed of je bepaalde bestanden echt nog nodig hebt om op te slaan.
Hoe lang duurt het voordat ik gewend ben aan een nieuw organisatiesysteem?▼
Het kan even duren voordat je gewend bent, maar zodra je het systeem onder de knie hebt, zul je merken hoe snel het werkt. De initiële investering in tijd bespaart je later veel tijd.
